少數股東僅口頭提名董事候選人名單，未以書面提出，應如何處理

結論

少數股東若僅以「口頭」方式提名董事候選人，而未以「書面」向公司提出，依公司法規定，該提名不生效力，公司董事會得不將該等被提名人列入董事候選人名單。然而，公司若已公告受理提名，且少數股東確實於受理期間內提出書面提名，董事會即負有實質審查義務，不得任意剔除或以法令所無之要件刁難提名股東。若董事會違法剔除合法提名之候選人，將構成股東會召集程序之重大違法，股東得依公司法第189條訴請撤銷該次股東會改選董事之決議。

法律依據

按公司法第192條之1第3項規定：「持有已發行股份總數百分之一以上股份之股東，得以書面向公司提出董事候選人名單，提名人數不得超過董事應選名額。」同條第4項復規定，提名股東應檢附被提名人姓名、學歷、經歷、當選後願任董事之承諾書、無第30條規定情事之聲明書及其他相關證明文件。準此，少數股東行使董事提名權，必須以「書面」為之，並檢附法定應備文件，口頭提名並不符合法定要件。

次按公司法第192條之1第5項規定，董事會對董事被提名人應予審查，除有「提名股東於公告受理期間外提出」、「持股未達百分之一」、「提名人數超過董事應選名額」、「未檢附第4項規定之相關證明文件」等情形外，應將其列入董事候選人名單。臺灣高等法院106年度上字第1451號民事判決即明確指出，董事會之審查權僅限於「形式審查」被提名人是否符合法令所需之要件，無庸檢視被提名人之學識與經歷是否足以擔任董事，且不得擅自增加法令所無之限制。

在前揭臺灣高等法院106年度上字第1451號判決中，法院進一步闡明，公司幕僚人員固得於董事會召集前先行整理提名文件，但不得取代董事會之審查。董事會若未就提名股東所提人選及其排除理由進行實質審查與表決，即構成重大瑕疵。該案中，公司董事會違法剔除少數股東提名之候選人，法院認定此舉「無異限縮股東行使表決權時所得考量之人選範圍，嚴重與董事、獨立董事候選人提名制度係為健全公司發展及保障股東權益，推動公司治理之本旨相違」，構成股東會召集程序違反法令且情節重大，判決撤銷該次股東會之董事改選決議。

實務建議

對少數股東之建議：

1. 務必以書面提出：少數股東欲提名董事候選人，必須於公司公告之受理期間內，以書面向公司提出候選人名單，並逐一檢附公司法第192條之1第4項所定之文件，包括被提名人學經歷證明、當選後願任董事之承諾書、無公司法第30條規定情事之聲明書等。口頭提名不生法律效力，切勿以口頭方式為之。

1. 保留提出證據：建議以掛號郵件、存證信函或親自送達並要求公司蓋收件章等方式提出提名文件，並留存影本及送達回執，以備日後爭議時舉證。前揭判決中，少數股東即因提出書面文件並經公司蓋印收件章，始能證明其已合法提名。

1. 注意受理期間：應於公司公告之受理期間（不得少於10日）內提出，逾期提出者，董事會得合法不予列入候選人名單。

1. 持股門檻：提名時持股須達已發行股份總數百分之一以上，且於停止股票過戶時仍須維持該持股比例。

對公司董事會之建議：

1. 不得以口頭提名為由逕行剔除後又不審查：若少數股東僅口頭提名，董事會固得不予列入候選人名單；但若股東已提出書面提名，董事會即應依法進行形式審查，不得授權幕僚人員擅自決定剔除與否。

1. 審查標準應一致：董事會對所有提名股東所提候選人之審查標準應一致，不得對不同提名股東採取寬嚴不一之標準，否則將構成違反股東平等原則之重大瑕疵。

1. 審查結果應通知並敘明理由：依公司法第192條之1第7項規定，公司應將審查結果通知提名股東，對於未列入候選人名單者，並應敘明未列入之理由。

1. 不得增加法令所無之要件：董事會審查時，不得要求提名股東檢附法令所未規定之證明文件，亦不得對學歷採狹義解釋而限於本國學位。